1.    Umum

Direktorat Pengadaan PNS telah menetapkan, mendokumentasikan, serta memelihara Sistem Manajemen Mutu berdasarkan standar ISO 9001: 2008.

Dokumen yang telah dikembangkan terdiri dari 3 jenis yaitu (i) Pedoman Mutu yang menjelaskan kebijakan Direktorat Pengadaan PNS dalam memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008, (ii) Standard Operating Procedure yang menjelaskan tahapan suatu proses kerja secara kronologis yang melibatkan beberapa fungsi organisasi, serta (iii) Dokumen Pendukung yaitu dokumen lainnya yang digunakan dalam operasi sistem manajemen mutu, yaitu :

a.    Instruksi Kerja, yang menjelaskan suatu aktivitas secara spesifik yang berkaitan dengan fungsi organisasi,
b.    Formulir, yang merupakan media bukti diterapkannya sistem manajemen mutu.
c.    Dokumen Eksternal yang merupakan dokumen diluar dokumen internal.


Proses-proses pada pelayanan  di Direktorat Pengadaan PNS interaksinya secara keseluruhan maupun untuk setiap unit pelayanan diuraikan pada bagian awal pada pedoman mutu ini.


2.    Pedoman Mutu

Direktorat Pengadaan PNS mendokumentasikan dan memelihara pedoman mutu yang merupakan kumpulan kebijakan-kebijakan dalam menerapkan sistem manajemen mutu Pelayanan  di Direktorat Pengadaan PNS.
Pedoman Mutu ini memuat kebijakan-kebijakan yang termasuk :
a)    Lingkup sistem manajemen mutu berikut uraian persyaratan serta penerapan dan acuan yang dijadikan landasan pembuatannya.
b)    Prosedur-prosedur terdokumentasi yang diminta oleh persyaratan dan proses-proses yang sesuai dengan aktivitas Direktorat Pengadaan PNS dan persyaratan sistem manajemen mutu.

Pengendalian Pedoman Mutu ini seperti yang dijelaskan pada bagian 3-Pengendalian Dokumen.


3.    Pengendalian Dokumen

Direktorat Pengadaan PNS telah menetapkan, mendokumentasikan, dan memelihara prosedur pengendalian dokumen untuk mengatur pengendalian dokumen yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu.

Untuk menjamin agar dokumen mutu yang dipergunakan adalah yang terbaru, maka semua dokumen mutu yang berlaku dicatat dalam daftar induk dokumen baik internal maupun eksternal.

Deputi Bidang Bina Pengadaan, Kepangkatan dan Pensiun menetapkan Sekretariat Pengendali Dokumen untuk mengendalikan dokumen yang meliputi:
a.    Pengesahan dokumen sebelum diterbitkan;
b.    Peninjauan dan perbaikan (jika diperlukan) serta pengesahan ulang;
c.    Pengidentifikasian perubahan dan status revisi dokumen;
d.    Pendistribusian dokumen kepada pihak yang memerlukan;
e.    Pengidentifikasian dokumen eksternal;
f.    Penarikan dan penyimpanan dokumen kadaluwarsa (tidak dipakai lagi).

Perubahan terhadap dokumen mutu harus ditinjau dan disetujui oleh penyusunnya, yaitu orang atau fungsi yang sama yang melaksanakan tinjauan dan persetujuan terhadap penerbitan dokumen sebelumnya.


4.    Pengendalian Arsip

Management Representative bertanggung jawab untuk menyusun Daftar Induk Arsip yang mengatur cara identifikasi, pengumpulan, pengambilan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan Arsip sistem manajemen mutu.

Masing-masing fungsi menunjuk personil untuk menyimpan Arsip agar Arsip tersebut :
a.    Mudah dibaca dan didapatkan kembali apabila diperlukan untuk analisis dan evaluasi kinerja serta keperluan pemeriksa (auditor).
b.    Terhindar dari kerusakan atau kehilangan.
c.    Mempunyai masa simpan tertentu sedemikian sehingga dapat mengurangi kebutuhan ruangan dan tempat penyimpanan.