Indonesian (ID)English (United Kingdom)

info mobile

Agenda Kegiatan

April 2014
S M T W T F S
30 31 1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30 1 2 3
Permasalahan Usul Penetapan Kartu Pegawai PDF  Array Cetak Array
Oleh Muhammad Syarif, S.Sos   

 

Sudahkah saya memiliki Karpeg? itulah pertanyaan yang pertama kali ada dalam benak seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang baru menerima Surat Keputusan Pengangkatan. Seperti yang kita ketahui menjadi PNS harus melewati masa percobaan sebagai CPNS sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun dan paling lama 2 (dua) tahun, telah lulus Diklat Prajabatan, sehat jasmani dan rohani yang ditentukan oleh tim penguji kesehatan tersendiri, serta DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik.

Sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 1999. BKN sebagai instansi pemerintah yang ditunjuk untuk membantu Presiden dalam hal manajemen kepegawaian bagi seluruh PNS. Salah satu kegiatan manajemen Kepegawaian yang dilakukan BKN dalam rangka penertiban dan peningkatan tata usaha kepegawaian, ialah menetapkan Kartu Pegawai Negeri Sipil (Karpeg) bagi seluruh PNS.

 

 

Karpeg berfungsi sebagai identitas PNS dalam menjalankan tugas, selain itu Karpeg juga befungsi sebagai syarat kelengkapan administrasi Kenaikan Pangkat (KP) serta dipergunakan untuk syarat kelengkapan administrasi lainnya. Karpeg berlaku selama yang bersangkutan menjadi Pegawai Negeri Sipil, dan apabila yang bersangkutan telah berhenti sebagai Pegawai Negeri Sipil maka Karpeg tersebut dengan sendirinya tidak berlaku lagi.

BKN selaku instansi yang menangani penetapan/pembuatan karpeg berdasarkan usul dari BKD atau Instansi Vertikal baik secara kolektif maupun perorangan. Persyaratan usul pembuatan karpeg sesuai dengan Keputusan Kepala BAKN Nomor 01/KEP/1994 tanggal 07 Januari 1994, yakni:

1). Surat Pengantar dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) atau Bagian Kepegawaian Instansi Vetikal PNS yang bersangkutan;

2). Fotokopi Sah Surat Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (SK CPNS) yang dilegalisir;

3). Fotokopi Sah Surat Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (SK PNS) yang dilegalisir;

4). Fotokopi Sah Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (lulus) yang dilegalisir;

5). Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) yang dilegalisir;

6). Pas photo ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar ( kertas foto dof );

7). Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian (asli) untuk penggantian Karpeg yang hilang.

Sesuai dengan persyaratan tersebut, usul yang masuk dari BKD atau Instansi Vertikal tidak serta merta dapat ditetapkan Karpegnya oleh BKN. Sesuai dengan ketentuan, setelah dilakukan pemeriksaan (diperiksa dan diteliti syarat kelengkapan berkas oleh petugas serta cek pada database) terhadap usul Karpeg yang masuk dapat dikelompokkan menjadi 3 Bagian, yaitu:

1. Memenuhi Syarat (MS), artinya usul penetapan Karpeg dari BKD atau Instansi Vertikal baik secara kolektif maupun perorangan memenuhi syarat dan usul Karpegnya dapat ditetapkan.

2. Berkas tidak lengkap (BTL) yaitu berkas persyaratan untuk penetapan Karpeg PNS yang bersangkutan tidak lengkap kemudian dikembalikan kepada yang bersangkutan/instansi terkait untuk dilengkapi.

3. Tidak Memenuhi Syarat (TMS), dalam hal ini usul penetapan Karpeg tidak dapat ditetapkan karena ada ditemukan kesalahan baik itu di SK CPNS, SK PNS, STTPL, ataupun SPMT Pegawai Negeri Sipil yang diusulkan sehingga usul penetapan Karpegnya tidak bisa diterbitkan dan harus diperbaiki oleh BKD, ataupun Bagian Kepegawaian Instansi Vertikal.

Berbagai permasalahan yang bisa membuat usul penetapan Karpeg tidak bisa diproses atau ditetapkan, seperti contoh kasus di lingkungan wilayah kerja Kantor Regional VIII BKN Banjarmasin, antara lain adalah:

1. Pengangkatan PNS lebih dari 2 (dua) tahun

Berdasarkan usul penetapan Karpeg yang masuk, tidak terpenuhinya syarat pengangkatan seorang CPNS menjadi PNS dikarenakan diangkat lebih dari 2 tahun dari tanggal penetapan SPMT (terhitung secara nyata melaksanakan tugas). Sebagai contoh SK CPNS ditetapkan 31 Desembar 2008, kemudian Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/SPMT tanggal 15 Januari 2009 CPNS yang bersangkutan telah secara nyata melaksanakan tugas tetapi pada TMT SK PNS ditetapkan 1 Maret 2011 (2 tahun 2 bulan baru diangkat PNS). Sesuai dengan contoh kasus tersebut, CPNS yang bersangkutan tidak dapat langsung ditetapkan keputusan pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipilnya.

Hal ini dikarenakan Sesuai dengan Pasal 16 ayat 4 UU No. 8 Tahun 1974 jo UU No.43 Tahun 1999 dan pasal 14 ayat 1 PP No. 98 Tahun 2000 jo PP No.11 tahun 2002 menyebutkan masa CPNS merupakan masa percobaan sekurangnya-kurangnya 1 (satu) tahun dan paling lama 2 (dua) tahun. Sehingga bagi CPNS yang menjalani masa percobaan lebih dari 2 tahun maka pengangkatan status PNSnya harus mendapat persetujuan teknis dari Kepala BKN dengan catatan CPNS tersebut dapat diangkat menjadi PNS apabila alasannya bukan karena kesalahan yang bersangkutan (romawi IV huruf E angka 5 PP 98 Th 2000 jo PP 11 th 2002).

Umpamanya:

a. Karena terlambat diikutsertakan dalam pendidikan dan pelatihan pra jabatan.

b. Karena terlambat diikutsertakan dalam ujian kesehatan oleh dokter penguji tersendiri/tim penguji kesehatan.

c. Atau karena kesalahan administrasi Instansi sehingga yang bersangkutan terlambat ditetapkan keputusan pengangkatannya menjadi Pegawai Negeri Sipil.

2. Pengangkatan PNS kurang dari 1 (satu) tahun

Sebaliknya bagi PNS yang mengusulkan penetapan Karpegnya tetapi setelah diteliti Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil kurang dari 1 (satu) tahun dari Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT), maka usul penetapan Karpegnya juga tidak dapat diproses. Sebagai contoh:

Seorang CPNS ditetapkan SK CPNSnya tanggal 15 Januari 2009, kemudian pada tanggal 1 Februari 2009 mulai bertugas (bekerja secara nyata) pada salah satu instansi Pemerintah Daerah x dan kemudian pada tanggal yang sama si pegawai menerima Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) dari pimpinan. Setelah menjalani masa percobaan selama beberapa bulan SK Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil Amir ditetapkan pada tanggal 31 November 2009 oleh BKD setempat dengan TMT PNS 1 Desember 2009, maka usul penetapan Karpeg si Pegawai tidak dapat proses karena diangkat PNS kurang dari 1 (satu) tahun.

3. Masa Kerja Golongan salah

Kemudian permasalahan lain yang sering ditemukan adanya kesalahan penulisan atau penghitungan masa kerja golongan dalam Surat Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil (SK PNS). Seperti yang kita telah ketahui bahwa penghitungan masa kerja golongan PNS dihitung dari TMT PNS dikurang TMT CPNS ditambah masa kerja bawaan, baik itu masa kerja fiktif bagi pelamar yang memiliki ijazah D3 maupun pelamar yang memiliki masa kerja bawaan sebelum menjadi seorang CPNS yang total masa kerjanya tertulis pada Surat keputusan pengangkatan Pegawai Negeri Sipil.

4. Tanggal mulai berlakunya keputusan Pengangkatan menjadi PNS berlaku surut

Kesalahan yang lain adalah adanya penetapan tanggal Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil yang berlaku surut. Berdasarkan pada angka romawi IV huruf E angka 4 PP.98 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah pada PP.11 Tahun 2002 tentang pengadaan PNS disebutkan bahwa tanggal mulai berlakunya keputusan penangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil tidak boleh berlaku surut.

Umpamanya:

Surat Keputusan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 28 Agustus 2011, maka mulai berlakunya keputusan adalah tanggal 1 September 2011.

5. Adanya rentang jarak waktu yang jauh antara tanggal penetapan NIP Kepala BKN dengan tanggal penetapan SK CPNS

Setiap berkas yang diteliti oleh petugas di BKN kadang kala ditemukan rentang waktu yang sangat jauh antara tanggal penetapan NIP yang diberikan oleh Kepala BKN dengan tanggal penetapan SK CPNS.

Misalnya:

Seorang CPNS tenaga honorer di suatu Kota diberikan penetapan NIP oleh Kepala BKN tanggal 29 Desember 2007 dengan TMT SK CPNS tanggal 1 Januari 2008, tetapi tanggal penetapan SK CPNS baru ditetapkan pada tanggal 1 Desember 2008. Dari hal tersebut ditemukan adanya suatu kesalahan karena sesuai dengan huruf C angka 1 a Peraturan Kepala BKN Nomor 30 tahun 2007 menyebutkan, tenaga honorer yang memenuhi syarat diberikan NIP oleh Kepala BKN, PPK atau pejabat lain yang ditunjuk setelah menerima penetapan NIP, paling lambat 25 (dua puluh lima) hari kerja setelah diterimanya NIP menetapkan Surat Keputusan Pengangkatan CPNS (SK CPNS).

Jadi berdasarkan ketentuan tersebut maka surat keputusan pengangkatan sebgai calon Pegawai Negeri Sipil (SK CPNS) dianggap tidak sah dan harus diperbaiki kecuali ada penjelasan logis yang dapat menjelaskan permasalahan tersebut.

6. Adanya Perbedaan data di SK dengan database

Berkas usul Penetapan Karpeg akan ditolak oleh BKN apabila adanya perbedaan antara data pada SK CPNS/PNS (data fisik) dengan data yang ada di database BKN (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian, SAPK) baik itu penulisan tempat, tanggal lahir, penulisan nama, dan lain-lain tanpa adanya data pendukung yang dilampirkan seperti ijazah terakhir pada saat melamar, ataupun sertifikat lainnya sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan pada saat melamar. Selain itu juga apabila ada perbedaan data antara database BKN dengan data yang tertera di berkas maka pihak petugas Status Kepegawaian juga berhak meminta form Penetapan NIP yang bersangkutan sebagai data pendukung untuk menngecek validitas Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan.

7. SPMT terlambat ditetapkan

Selanjutnya permasalahan berikutnya adalah adanya Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) yang terlambat dibuat beberapa waktu setelah CPNS yang bersangkutan melaksanakan tugasnya secara nyata. Dalam arti disini, CPNS yang telah menerima Surat Pengangkatan sebagai CPNS, segera diperintahkan untuk melaksanakan tugas pada instansi Pemerintah yang telah ditentukan, dan sejak CPNS tersebut sudah bertugas secara nyata pada instansi Pemerintah maka harus segera dibuat SPMT oleh pejabat pimpinan unit kerja paling lambat 2 (dua) bulan setelah yang bersangkutan melaksanakan tugas.

Permasalahan-permasalahan tersebut diatas merupakan permasalahan yang sering terjadi dalam usul penetapan Karpeg. Kenyataan ini menunjukkan bahwa masih sering terjadi kesalahan dalam penetapan Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil maupun Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil yang berimbas pada tertundanya proses penetapan Karpeg serta pelayanan kepegawaian lainnya baik PNS di Kab/Kota maupun PNS Instansi Vertikal. Selanjutnya dengan adanya tulisan ini, penulis harapkan dapat menyamakan persepsi dalam pemberian pelayanan kepegawaian kepada masyarakat PNS sesuai dengan norma, standar dan prosedur yang berlaku demi meminimalisir kesalahan-kesalahan yang sering terjadi.