19
Des

BKPPD Banyumas Pelajari Kearsipan Dokumen Kepegawaian BKN

Direktur Arsip Kepegawaian I BKN Yudhantoro Bayu Wiratmoko secara lugas menjelaskan mengenai pengelolaan tata naskah dan retensi dokumen. Foto:Rat

Jakarta-Humas BKN, Direktorat Arsip Kepegawaian I Badan Kepegawaian Negara (BKN) menerima audiensi dari Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) Kabupaten Banyumas dalam rangka audiensi pengelolaan tata naskah dan retensi dokumen kepegawaian pada Kamis (19/12/2019) di BKN Pusat. Kegiatan ini menjadi ajang bertukar informasi perihal kearsipan di daerah dan di BKN Pusat. Adapun tujuan audiensi ini adalah untuk mempelajari pengelolaan data dan pengarsipan dokumen kepegawaian.

Direktur Arsip Kepegawaian I BKN Yudhantoro Bayu Wiratmoko secara lugas menjelaskan mengenai pengelolaan tata naskah dan retensi dokumen. “Perkembangan teknologi berpengaruh besar pada proses digitalisasi pengelolaan tata naskah,” ungkapnya. Selain itu, sambung Bayu teknologi mengubah mindset para pengelola kearsipan untuk mendigitalisasikan seluruh dokumen kepegawaian agar penyimpanan menjadi efisien serta memudahkan pencarian dokumen tersebut apabila dibutuhkan. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 83 disebutkan bahwa “Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah)”. Untuk itu, Direktur Arsip Kepegawaian I, jelas Bayu, mengimbau instansi daerah untuk lebih berhati-hati dalam menyimpan dokumen kepegawaian terutama yang menyangkut keuangan negara.

Pada kesempatan itu, kepada BKPPD Kabupaten Banyumas juga disampaikan hal terkait retensi dokumen. Menurut Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian Pasal 5 disebutkan bahwa penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan didasarkan pada pertimbangan keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi, suatu jenis arsip tidak memiliki nilai guna lagi. Selain itu, keterangan permanen ditentukan apabila suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder dan wajib diserahkan ke lembaga kearsipan.

“Ke depan, yang akan menjadi tantangan kearsipan dan pengelolaan tata naskah adalah memverifikasi keaslian dokumen dalam bentuk digital”, tegas Bayu. Penyimpanan dokumen secara fisik maupun digital memiliki kelebihan dan kekurangan. Diperlukan pegawai yang memiliki kompetensi untuk dapat menganalisa keaslian dokumen. rat