ANALISA EFEKTIFITAS KERJA DENGAN SKEMA WORK FROM ANYWHERE (WFA) SEBAGAI SISTEM KERJA BERBASIS DIGITAL

Nama: Loliwey Simanjuntak
Unit: Kedeputian Bidang Pengawasan dan Pengendalian 

Pendahuluan

Saat pandemi covid19 merebak di indonesia, banyak institusi baik swasta maupun instansi pemerintah mengubah pola atau budaya bekerja dari yang semula WFO (Work from Office) menjadi WFH (Work From Home) sesuai dengan surat edaran Menteri Pemberdayaan Aparatur dan Birokrasi Organisasi No 54 Tahun 2020 tentang penyesuaian sistem kinerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Penyebaran Covid19 di lingkungan Instasi pemerintah menetapkan bahwa ASN dapat melakukan WFH sesuai dengan instansi penempatannya.[1] Perubahan pola kerja dari yang sebelumnya  Work From Office dengan mewajibkan pegawai datang ke tempat bekerja dengan jam kerja yang terbatas menjadi  Work from home yaitu pegawai dapat mengerjakan pekerjaan dari rumah Pelaksanaan Sistem kerja WFH (Work From Home) menjadi sistem kerja baru yang bisa diterapkan  dimana sistem kerja yang semula tradisional berubah menjadi digital. Perubahan pola kerja yang tadinya tradisional menjadi digital  mendorong aparatur sipil negara dapat bekerja dimana saja (Work From Anywhere) dari yang semula hanya bekerja dirumah menjadi bekerja dimana saja. Penerapan sistem kerja Work From Anywhere mengubah pola kerja  menjadi lebih fleksibel dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi dan telekomunikasi. Penerapan sistem kerja skema  work from anywhere harus dipersiapkan  secara matang dimulai dari perubahan alat kerja yang semula menggunakan komputer menjadi laptop sehingga apabila menerapkan sistem kerja work from anywhere perlu mengeluarkan budget yang banyak untuk pengadaan laptop. Selain  dari peralatan kerja, work from anywhere  mendorong aparatur untuk dapat menguasai teknologi terkini seperti zoom, google meet serta aplikasi berbasis teknologi lainnya. Badan kepegawaian Negara (BKN)  sebagai lembaga pembina dan penyelenggara manajemen aparatur sipil negara yang mempunyai fungsi dimulai dari pengadaan sampai dengan pengawasan kinerja dimana salah satu indikator kinerja adalah terkait dengan kepuasan terhadap layanan kepegawaian. Sistem kerja work from anywhere dapat mengadopsi  pola kerja seperti pada saat WFH karena pelaksanaan skema kerja WFH cukup efektif dilaksanakan hal ini dapat dilihat dari laporan kinerja Badan Kepegawaian Negara (BKN)  melalui  indikator kinerja Indeks Kepuasan instansi/PNS terhadap pelayanan kepegawaian dan indeks Kepuasan publik terhadap tersedianya layanan informasi kepegawaian dalam tahun 2018 dan 2019 yaitu sebelum pelaksanaan Work From Home dimulai

Pada Tahun 2019 indeks kepuasan instansi/PNS terhadap pelayanan kepegawaian mendapatkan nilai rata-rata 85,15 sedangkan tahun 2018 mendapatkan nilai rata-rata 84 dengan persentase peningkatan 1,36 %. Sedangkan pada Tahun 2019 indeks kepuasan publik terhadap ketersediaan layanan informasi kepegawaian mendapatkan mendapatkan nilai rata-rata 83,98 dan tahun 2018 dengan nilai 78,49 dengan persentase peningkatan 6,99 %. Angka tersebut dapat dilihat dalam tabel terlampir[2].

Sedangkan pada tahun 2020 dan 2021 dimana Aparatur Sipil Negara (ASN) khususnya Badan kepegawaian Negara melakukan adapatasi sistem kerja dari Work from Office (WFO) work from home (WFH). Indeks kepuasan instansi/PNS terhadap layanan kepegawaian yang diselenggarakan BKN pada tahun 2020 dan tahun 2021. Pada tahun 2020 indeks kepuasan  masyarakat terhadap layanan kepegawaian mendapatkan nilai 88,06  dan tahun 2020 mendapatkan nilai 87,16 dengan persentase peningkatan 1,03 %. [3]

Dari Uraian diatas dapat diatas dapat disimpulkan bahwa kepuasan masyarakat terhadap layanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) meningkat meskipun skema kerja diubah dari Work From Office menjadi Work From Home. Meskipun dalam pelaksanaan WFH indek kepuasan masyarakat terhadap layanan kepegawaian yang diberikan BKN Meningkat namun bukan berarti tidak ada kendala pada saat penerapan WFH. Yang menjadi  tantangan dalam penerapan work form anywhere adalah faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektifitas kerja  apabila Work From Anywhere diterapkan di lingkungan pemerintah  dengan tetap mengedepankan core value Aparatur Sipil Negara (ASN) BERAKHLAK (Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif). 

Pembahasan 

Menurut Subagyo Efektivitas adalah kesesuaian antara output dengan tujuan yang ditetapkan[4]. Sedangkan menurut Siagian (1994) memberikan pengertian bahwa efektivitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya. Artinya penggunaan waktu yang tepat dalam menyelesaikan pekerjaan.[5]

Menurut Gie ada faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas kerja antara lain:

1. Waktu, ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain yang menyusul dan hal ini memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit. Dalam skema kerja Work From Anywhere(WFH) agar proses kerja dapat terukur waktu penyelesaiannya perlu dilakukan komitmen terkait lama waktu pengerjaan atau Service Level Agreement (SLA). Service Level Agreement ini perlu di tampilkan dalam sistem yang dipakai oleh Badan Kepegawaian (BKN) sehingga lama proses layanan dapat terlihat dan memudahkan level superior untuk memonitor pekerjaan tim apakah dalam menyelesaikan 1 dokumen berkas atau pekerjaan melebihi batas waktu yang ditentukan atau tidak. 
2. Tugas, bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang dilegalisikan kepada mereka. Rencana penerapan skema Work from anywhere  perlu dijelaskan apa yang menjadi  pekerjaan rutin baik pekerjaan rutin harian, mingguan, bulanan, periode, tahunan atau pekerjaan yang bersifat project. 
3. Produktivitas, seorang pegawai mempunyai produktivitas yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik. Dalam skema kerja work from anywhere sangat memungkinkan sekali produktivitas seorang pegawai meningkat, karena waktu pengerjaan tidak dibatasi oleh waktu seperti pada saat work from office (WFO) dan perangkat kerjapun  ada setiap saat sehingga memungkinkan untuk melakukan koordinasi pekerjaan baik melalui zoom atau pun alat komunikasi lainnya seperti whatsapp. Namun perlu diperhatikan bahwa skema kerja work from anywhere (WFA) bukan merupakan sistem kerja yang mengharuskan pegawai bekerja tanpa dibatasi oleh waktu. Karena apabila tidak dibatasi dengan waktu dapat mengganggu kehidupan pribadi pegawai yang mengakibatkan turunnya produktifitas 
4. Motivasi, pemimpin dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi pegawai untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan. Melalui skema work from anywhere pegawai dapat lebih termotivasi bekerja karena lingkungan kerja yang nyaman seperti di coffee shop dengan lingkungan yang lebih santai dan rilex
5. Evaluasi Kerja, pimpinan memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada bawahan, sebaliknya bawahan harus melaksanakan tugas dengan baik atau tidak.   Evaluasi kerja dengan skema work from anywhere bisa dilakukan  dengan menjadwalkan meeting mingguan melalui zoom untuk mengevaluasi kinerja bawahan selama satu minggu atau selama periode tertentu serta mendiskusikan tangtangan dan hambatan serta solusi yang tepat untuk menyelesaikan. Dalam hal evaluasi kerja perlu diperhatikan apakah efektif dilakukan secara online atau perlu penjadwalan offline pada satu periode tertentu. 
6. Pengawasan, dengan adanya pengawasan maka kinerja pegawai dapat terus terpantau dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas. Pengawasan ini erat kaitannya dengan evaluasi kerja. Rencana penerapan skema Work From Anywhere memerlukan monitoring kerja dari atasan dengan timnya. Monitoring ini dapat dilakukan dengan cara membuat suatu template report yang akan dikirimkan setiap harinya. Dalam pengawasan kerja, tidak menutup kemungkinan dibutuhkan pertemuan offline antara atasan dan staf untuk melakukan pendampingan kerja apabila seorang pegawai mengalami kendala dalam melaksanakan tugas 
7. Lingkungan kerja, lingkungan tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan. Perlu diperhatikan penerapan Work From anywhere ini juga dapat mengurangi efektifitas kerja apabila dilakukan di tempat-tempat yang ramai sehingga tidak fokus bekerja karena gangguan yang ada di sekitar. 
8. Perlengkapan dan fasilitas, adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh perusahaan akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seseorang dalam mencapai tujuan dan hasil yang diharapkan. Penerapan skema work from anywhere memerlukan biaya yang tidak sedikit karena akan mengeluarkan biaya yang banyak untuk penyediaan fasilitas seperti laptop dan aplikasi lainnya untuk layanan kepegawaian. Alur/ Standar Operational Procedure apabila fasilitas yang diberikan mengalami kerusakan perlu ditetapkan, karena tidak semua pegawai bisa secara mandiri memperbaiki fasilitas yang diberikan.

Penutup 

• Kesimpulan 

Berkaca dari penerapan sistem kerja dengan menggunakan skema Work From Home, penerapan sistem kerja dengan work from anywhere ini patut dicoba terutama di wilayah jakarta, salah satu keuntungannya adalah untuk mengurangi kemacetan. Namun masih diperlukan pertemuan secara offline untuk mengatasi masalah terkait fasilitas kerja yang tidak bisa diselesaikan secara mandiri. Penerapan #BKN work from anywhere layak  diterapkan dengan tetap mengedepankan core value ASN dalam pelaksanaanya 

• Saran 

Sebagai Aparatur Sipil Negara yang mempunyai core value  BERAKHLAK (Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif). Mari kita dukung penerapan skema #BKNWorkFromAnywhere ini agar dapat menjadi role model bagi instansi lain bahwa Aparatur sipil negara dapat cepat beradaptasi dengan sistem kerja baru di masa New Normal dengan tetap menjaga efektifitas kerja sehingga pelayaan publik terutama di bidang layanan kepegawaian tetap terlaksana dengan baik.

Referensi

1. KemenPAN RB, “SE Menteri PANRB No. 58 Tahun 2020.pdf.” 2020.
2. Badan Kepegawaian Negara, “Laporan Kinerja BKN 2019,” Lap. kinerja BKN Tahun 2021, vol. 59, pp. 1–75.
3. B. K. Negara, “Laporan Kinerja Tahun 2021,” Lap. Kinerja BKN 2021, vol. 53, no. 9, pp. 1689–1699, 2020.
4. A. Jeklin, “Efektivitas Kerja,” no. July, pp. 1–23, 2016.
5. Z. Aini, “Efektivitas Kerja Pegawai Pada Pelayanan Publik Unit Layanan Terpadu Di Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Sulawesi Tenggara,” Thesis, vol. 1, no. 2, pp. 11–34, 2019.